Definición de Procesos Administrativos en RPA

Robotic Automation Process
By ITC Oracle Educator
November 27, 2018

Procesos Administrativos de RPA

Cuando me preguntan cuáles son las áreas más críticas en la automatización de procesos utilizando tecnologías de Robotic Process Automation o RPA, generalmente se espera que la respuesta incluya detalles técnicos de distintas actividades, o recomendaciones sobre herramientas de automatización a usar, tales como UiPath, Automation Anywhere o Blueprism.

Para sorpresa de muchos de mis interlocutores, mi respuesta se refiere casi con exclusividad a la definición de los procesos administrativos, o funcionales, los cuales considero presentan los mayores desafíos en términos de esfuerzo de implementación.

Me refiero a que cualquier herramienta de RPA puede escanear una bandeja de entrada de correo electrónico y bajar un documento tipo pdf a una carpeta. Pero definir las reglas para identificar los emails a procesar, y confirmar cuales son los documentos a analizar, suele presentar mayores desafíos ya que implica realizar cambios a los procesos manuales de operación.

Por ejemplo: para poder procesar una factura adjunta a un correo enviado por un proveedor, tenemos que tener alguna forma de identificar los correos que provienen de proveedores y tratan sobre facturas. Esto puede hacerse de distintas formas:

  • Solicitando a cada proveedor que incluye la frase “documentación adjunta” en el título del correo.
  • Procesando los correos enviados desde direcciones de email asociadas a proveedores en nuestra aplicación de compras.
  • Abriendo todos los emails que contienen un documento adjunto, y verificando si el mismo incluye la palabra factura.
  • Realizando un análisis cognitivo del contenido del email para definir si el mismo se trata de enviar una factura.
  • Entre otros…

Claramente todas estas opciones son posibles (incluso la última) pero ninguna parece ser 100% precisa o fácil de implementar. Por lo tanto, definir la combinación de reglas que garantice un buen resultado y un costo de implementación adecuado, es parte de la tarea de análisis de procesos que a mi entender es la más crítica en un proyecto de automatización de procesos.

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